Организация работы офиса

1. Материально-техническое обеспечение:

   • Контроль и пополнение запасов канцтоваров, расходных материалов, питьевой воды.

   • Организация ремонта и обслуживания офисной техники (принтеры, МФУ, оргтехника).

   • Подготовка рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение техникой, канцелярией).

2. Административные задачи:

   • Оформление пропусков для сотрудников и посетителей.

   • Контроль за порядком в офисных помещениях, организация уборки.

Делопроизводство

1. Ведение документации:

   • Работа с документами 4 юридических лиц (регистрация, учет, хранение).

   • Оцифровка документов, формирование и ведение электронного архива.

   • Обеспечение сохранности документации (защита от повреждений, контроль правил хранения).

2. Организация документооборота:

   • Ведение реестров:

     • Договоры, доверенности.

     • Входящая/исходящая корреспонденция.

     • Справочник контрагентов.

   • Отправка и получение документов через курьерские службы и «Почту России».

   • Распределение входящей корреспонденции между отделами.

   • Курирование почтового ящика info@ (ответы, переадресация писем).

3. Финансово-административные задачи:

   • Передача счетов в оплату, контроль их исполнения.

   • Ведение реестра и контроль оплат подписок, сервисов, услуг компании.

   • Контроль сроков действия страховых полисов автомобилей компании, продление.

4. Взаимодействие:

   • С контрагентами, банками, бизнес-центром (арендодателем).

Коммуникация

1. Работа с входящими обращениями:

   • Прием и распределение звонков.

   • Организация связи между отделами.

   • Общение с клиентами и партнерами.

Управление вспомогательным персоналом

1. Координация работы служб:

   • Организация и контроль уборки офиса.

   • Обеспечение работы курьеров, водителей, IT-специалистов.

Поддержка руководства

1. Организационная помощь:

   • Подготовка встреч, совещан